Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 19 septembre 2026

Responsable du traitement

ROUGEUL Grégory EI, entrepreneur individuel — nom commercial « Câlinote » — SIRET 490 248 572 00052
167 chemin de la Tour, 13660 Orgon, France
Email : contact@calinote.fr

Données collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la fourniture du service.

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, mot de passe (chiffré).
• Numéro d'agrément : pour les assistantes maternelles, le numéro d'agrément est collecté dans le cadre de la vérification de la qualité d'assistante maternelle agréée. Cette information est requise pour accéder aux fonctionnalités professionnelles du service.
• Données des enfants : prénom, date de naissance, photos et vidéos des activités quotidiennes. Ces données concernent des mineurs et font l'objet d'une protection renforcée.
• Données des parents et famille :nom, prénom, email, lien familial avec l'enfant.
• Données contractuelles : contrats, horaires, mensualisation, congés, régularisations, solde de tout compte.
• Données d'usage : actions effectuées, horodatage.
• Journal de navigation interne : pour savoir quels écrans servent vraiment et lesquels ne servent à personne, nous enregistrons chaque page ouverte : le chemin demandé, la date, le type de navigateur, et — si vous êtes connecté — votre compte. Nous y ajoutons une empreinte de votre adresse IP, calculée avec une clé secrète qui ne figure pas dans la base : elle nous permet de distinguer deux visiteurs sans jamais conserver l'adresse elle-même, ni pouvoir la retrouver. Ce journal ne sert qu'à décider quoi construire et quoi retirer. Il n'alimente aucune publicité, ne quitte pas nos serveurs, et n'est consulté que par l'éditeur. Il est effacé au bout de 13 mois.
• Données de paiement : les abonnements parents sont traités directement par Mollie. Les paiements entre parents et assistantes maternelles s'effectuent aujourd'hui par virement bancaire direct entre les parties, déclaré dans Câlinote ; le paiement en ligne via Mollie Connect est en cours de déploiement. Nous ne stockons aucun numéro de carte bancaire ni de coordonnées IBAN, et Câlinote ne détient à aucun moment les coordonnées bancaires des utilisateurs.

Données des enfants et consentement parental

Les données des enfants (prénom, date de naissance, photos et vidéos d'activités) sont des données personnelles de mineurs bénéficiant d'une protection renforcée en application du RGPD et de la loi Informatique et Libertés :

• Consentement du représentant légal : seul le parent ou tuteur légal titulaire de l'autorité parentale peut consentir au traitement des données de l'enfant sur Câlinote. En créant un profil enfant, vous déclarez être habilité à donner ce consentement.
• Accès strictement limité : les données de chaque enfant ne sont accessibles qu'à l'assistante maternelle qui l'accueille et aux parents explicitement rattachés à son profil. Aucun autre utilisateur ni tiers n'y a accès.
• Photos et vidéos : stockées sur le serveur VPS LWS (France), dans un espace non accessible publiquement. Chaque consultation nécessite une authentification. Les fichiers ne sont jamais indexés ni partagés publiquement.
• Droit de suppression immédiate : vous pouvez demander la suppression de toutes les données d'un enfant à tout moment en écrivant à contact@calinote.fr. La suppression est effective sous 30 jours.
• Durée de conservation : le carnet d'un enfant n'est pas supprimé par la seule fermeture du compte qui l'a saisi — il appartient à l'enfant et à sa famille. Voir « Données du carnet de liaison » ci-dessous, qui distingue le départ d'une assistante maternelle de la suppression d'un enfant.

Base légale du traitement

Conformément à l'article 6 du RGPD, nous traitons vos données sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat (art. 6§1.b) : gestion du compte, des contrats, des horaires, de la paie et du suivi des enfants. Ce traitement est nécessaire à la fourniture du service.
• Consentement explicite (art. 6§1.a) : pour la collecte du numéro d'agrément (donnée potentiellement sensible) et pour les communications marketing.
• Intérêt légitime (art. 6§1.f) : amélioration du service, sécurité, détection de fraudes, statistiques d'usage. Le traitement est proportionné et ne prevale pas sur vos droits.
• Obligation légale (art. 6§1.c) : conservation de documents dans le cadre des obligations comptables et sociales françaises.

Durée de conservation

• Données de compte : conservées tant que le compte est actif. À sa fermeture, les données directement identifiantes sont supprimées sous 30 jours ; la ligne technique du compte est conservée sous une forme ne permettant pas d'identifier directement la personne (voir ci-dessous).
• Données des enfants : le carnet — activités, photos, observations — est supprimé sous 30 jours à la demande des parents. Il n'est pas supprimé par la seule fermeture du compte de l'assistante maternelle qui l'a saisi.
• Données du contrat de travail : contrat et avenants, bulletins de paie, éléments de rémunération et décompte des heures travaillées sont conservés cinq ans à compter de la fin du contrat de travail concerné, puis supprimés ou anonymisés.
  Cette durée est celle que la loi prévoit pour le contrat, les salaires et les indemnités (article 2224 du code civil) et pour le double du bulletin de paie (articles L3243-1 à L3243-5 du code du travail). Le décompte des heures n'est légalement exigé qu'un an (article D3171-16 du code du travail) ; nous le conservons cinq ans comme le reste, parce qu'il est la preuve des sommes dues et que l'action en paiement du salaire se prescrit par trois ans (article L3245-1 du code du travail). Conserver moins longtemps priverait l'assistante maternelle de sa preuve avant la fin du délai pendant lequel elle peut agir.
• Numéro d'agrément : conservé tant que le compte est actif + 3 ans après fermeture (obligation légale de traçabilité).
• Journal de navigation interne : voir « Journal de navigation interne » au paragraphe « Données collectées » ci-dessus, qui en donne la durée.

Données du carnet de liaison

Les données enregistrées dans le carnet de liaison — activités de l'enfant, photos, observations, échanges du quotidien — sont conservées pendant toute la durée d'utilisation du compte.

À la fermeture du compte. Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment en écrivant à contact@calinote.fr. Les données du carnet sont supprimées dans un délai de 30 jours suivant la demande. Font exception les données contractuelles et comptables soumises à une obligation légale de conservation (voir « Durée de conservation » ci-dessus), ainsi que les pièces du contrat de travail qui relèvent de l'obligation de conservation incombant à l'employeur.

Départ d'une assistante maternelle. Le carnet d'un enfant appartient à l'enfant et à sa famille, non au compte qui l'a saisi. Lorsqu'une assistante maternelle ferme son compte, ses données directement identifiantes sont supprimées sous 30 jours : nom, adresse électronique, téléphone, adresse postale, identifiants professionnels, mot de passe. La ligne technique associée à son compte est conservée sous une forme ne permettant pas de l'identifier directement, afin que le carnet, les contrats et l'historique des enfants qu'elle accueillait restent accessibles aux familles. Son nom est alors remplacé partout par une mention impersonnelle. Elle conserve sur ces données résiduelles ses droits d'accès, de rectification et de limitation, ainsi qu'un droit d'opposition lorsque la conservation repose sur l'intérêt légitime.

Suppression d'un enfant. À la demande de ses parents, adressée à contact@calinote.fr, les données personnelles de l'enfant et son carnet — activités, photos, observations — sont supprimés sous 30 jours. Les pièces de la relation de travail — contrat, relevés d'heures, éléments de rémunération — sont conservées au titre des obligations légales incombant à l'employeur, pendant cinq ans à compter de la fin du contrat de travail : elles ne peuvent pas être détruites à la demande d'une seule des deux parties.

Inactivité prolongée. Aucune suppression automatique n'est déclenchée par la seule inactivité d'un compte. Si vous souhaitez que vos données soient supprimées, vous pouvez en faire la demande à tout moment à contact@calinote.fr.

Programme beta. Les droits d'accès acquis dans le cadre du programme beta (CGV, articles 7.1 et 7.2) ne s'éteignent pas par inactivité. La conservation des données suit les règles ci-dessus, indépendamment du droit d'accès : ce sont deux régimes distincts.

Téléchargement. Câlinote ne propose pas, à ce jour, de fonction permettant de télécharger le carnet de liaison ou les photos. Les documents financiers et fiscaux (attestation fiscale, récapitulatif de paiements, factures) sont, eux, téléchargeables depuis votre espace. Pour obtenir une copie de vos données, adressez votre demande à contact@calinote.fr.

Destinataires des données

Vos données sont transmises aux catégories de destinataires suivantes :

• Sous-traitants techniques (hébergement) : serveur applicatif, base de données PostgreSQL et stockage de fichiers sur VPS LWS SAS, 2 rue Jules Ferry, 67300 Schiltigheim, France.
• Prestataire de paiement : Mollie B.V. (siège : Amsterdam, Pays-Bas — agrément De Nederlandsche Bank, inscrit au registre ACPR français), pour le traitement des abonnements parents. Le paiement en ligne entre parents et assistantes maternelles via Mollie Connect est en cours de déploiement ; lorsqu'il sera actif, les données de transaction seront transmises directement au compte Mollie de l'assistante maternelle concernée, sans stockage intermédiaire par Câlinote.
• Prestataire email : Resend (resend.com) pour l'envoi des notifications transactionnelles.
• Mesure d'audience : Umami, auto-hébergé sur nos propres serveurs. Aucun sous-traitant, aucun cookie déposé, aucun profil individuel ; les données sont conservées 13 mois.

Programme Beta

Nous menons actuellement un programme de beta testeurs pour améliorer Câlinote. Ce programme fait l'objet de règles spécifiques :

Données collectées dans le cadre du beta

• Inscription au programme : email, nom, département, profil professionnel.
• Données d'usage : utilisation de la plateforme (contrats, heures, parents connectés, activités) pour mesurer la qualité du service.
• Retours d'expérience : commentaires, signalements de bugs, suggestions transmis via le canal de feedback beta.
• Validation de contrat : pour les testeurs validant un contrat sur Câlinote.

Chèques cadeaux

Si vous êtes sélectionné pour recevoir un chèque cadeau en contrepartie de votre participation au programme beta, vos données (nom, email) peuvent être transmises au prestataire de chèques cadeaux, dans le strict cadre de l'émission du chèque. Cette transmission ne concerne que les betas sélectionnés et n'est effectuée qu'après votre accord explicite au moment de l'attribution.

Conservation des données beta

Les données collectées dans le cadre du programme beta (inscription, usage, feedback) sont conservées pendant 3 ans après la fin du programme. Passé ce délai, elles sont supprimées ou anonymisées.

Vos droits RGPD

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir une copie de l'ensemble de vos données personnelles.
• Droit de rectification (art. 16) : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données, dans les limites des obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18) : demander la limitation de certains traitements.
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré, lisible par machine.
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ou à un traitement à des fins de prospection.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@calinote.fr. Nous répondons sous 30 jours maximum.

Cookies

Nous utilisons des cookies techniques (session, préférences, sécurité) nécessaires au fonctionnement du service — aucun consentement requis. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment depuis le bandeau cookies.

Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr